IntroducciónLast updated: 2024.05.31

Este documento tiene como objetivo desglosar cada una de estas funcionalidades en detalle, proporcionando a los técnicos y usuarios finales la información necesaria para entender y maximizar el uso de nuestro sistema de gestión documental.

Actualizaciones

En esta sección encontrará un registro detallado de todas las actualizaciones realizadas en la plataforma GreyPhillips. Nuestro objetivo es mantener a nuestros usuarios informados sobre las mejoras, nuevas funcionalidades y correcciones implementadas en cada uno de los módulos y funcionalidades del sistema.

El propósito de esta sección es proporcionar una visión clara y transparente de las modificaciones que realizamos en GreyPhillips, asegurando que tanto los usuarios finales como el personal técnico estén al tanto de los cambios que pueden afectar su uso diario de la plataforma.

Queries

El módulo de Queries en GreyPhillips es una herramienta avanzada para la generación de reportes personalizados a partir de consultas estructuradas. Una de sus principales fortalezas es su capacidad de interactuar dinámicamente con los usuarios mediante el uso de variables dentro de las consultas, lo que permite personalizar la generación de informes en tiempo real.

Uso de Variables en Queries

El sistema reconoce ciertas variables dentro de las consultas y las transforma en parámetros interactivos que deben ser ingresados por el usuario antes de ejecutar el reporte. Algunos ejemplos de estas variables son:

  • [QASIENTOEMESCONT]: Representa un periodo contable y permite que el usuario seleccione una mes contable específico antes de generar el reporte.
  • [QCUENTAINTLEVEL]: Define un nivel de cuentas, lo que permite generar informes específicos para diferentes niveles dentro de la estructura contable.

Cuando una consulta incluye estas variables, la interfaz de usuario presenta campos dinámicos donde el usuario puede introducir o seleccionar los valores requeridos. Una vez ingresados, estos valores se integran automáticamente en la consulta, generando reportes precisos sin necesidad de modificar la estructura base.

Interacción con la Interfaz de Queries

El módulo de Queries proporciona una experiencia visual e interactiva, permitiendo que las variables sean representadas en la interfaz de usuario como:

  • Campos de entrada: Para valores numéricos, textos o fechas.
  • Listas desplegables: Como en el caso de QCUENTAINTLEVEL, donde el usuario puede elegir un nivel de cuenta dentro de un rango predefinido.
  • Seleccionadores de fechas: Para reportes que requieren períodos específicos.

Esta funcionalidad mejora la usabilidad del sistema y permite que cualquier usuario, sin necesidad de conocimientos en bases de datos, pueda generar reportes personalizados con facilidad.

Generación y Distribución de Reportes

Una vez completados los parámetros, la consulta se ejecuta y el sistema genera el reporte en los formatos requeridos. Entre las opciones de exportación y distribución se incluyen:

  • Descarga en formatos Excel y TXT: Permitendo la manipulación y análisis de los datos fuera del sistema.
  • Envío automatizado por correo electrónico: Donde los destinatarios reciben enlaces de descarga para los archivos generados.
  • Publicación en un FTP configurado: Facilitando la integración con otros sistemas que consumen los datos directamente desde el servidor.
Bitácora y Repositorio de Reportes Exportados

Cada vez que un usuario exporta un reporte, el sistema genera automáticamente una bitácora que almacena la siguiente información:

  • Usuario que generó el reporte.
  • Fecha y hora de la exportación.
  • Tamaño del archivo generado.

Esta bitácora cumple dos funciones clave:

  1. Control y trazabilidad: Permite auditar qué reportes se han generado, quién los solicitó y cuándo se exportaron.
  2. Repositorio automático: Los reportes exportados quedan almacenados y accesibles para su descarga. De esta forma, si un usuario necesita un reporte que ya había generado anteriormente, puede recuperarlo sin necesidad de volver a ejecutar la consulta.

Esto optimiza el uso de recursos del sistema y mejora la eficiencia en la gestión de reportes, evitando la generación innecesaria de reportes duplicados.

Capacidades Adicionales
  1. Asociación de Consultas con Aplicaciones Específicas
    • La interfaz permite definir a qué aplicación pertenece el reporte, lo que permite que Queries puede integrarse con diferentes módulos dentro de GreyPhillips (por ejemplo, "Agenda").
  2. Definición Personalizada de Reportes
    • Se pueden configurar detalles como el nombre del reporte, su descripción, y la consulta SQL utilizada para extraer la información.
  3. Incorporación de Gráficos
    • El campo "Chart Type" permite seleccionar un tipo de gráfico, lo que permite que el sistema puede visualizar datos en distintos formatos gráficos (por ejemplo, barras, líneas, circulares, etc.).
  4. Personalización de Reportes en PDF
    • El sistema permite la edición de los encabezados (PDF Header), términos adicionales (PDF Terms) y pies de página (PDF Footer) con un editor en HTML.
    • Los reportes generados pueden incluir información adicional personalizada como logotipos, títulos específicos, notas legales, o cualquier otro detalle relevante. 
  5. Ajuste de Tamaño y Diseño
    • Se pueden modificar alturas de encabezados y pies de página para ajustar la presentación del reporte en PDF.
    • También se pueden definir ancho de columnas y ancho de la cuadrícula, lo que permite adaptar el diseño de los datos según las necesidades del usuario.
Beneficios Clave
  • ✔ Personalización y flexibilidad: Permite generar reportes específicos sin necesidad de modificar consultas predefinidas.
  • ✔ Personalización avanzada: Reportes con encabezados, pies de página y términos adicionales.
  • ✔ Visualización mejorada: mediante gráficos y ajustes de diseño.
  • ✔ Optimización del formato PDF: con estructura configurable.
  • ✔ Integración: con módulos y aplicaciones específicas dentro de GreyPhillips.
  • ✔ Interactividad: Transforma variables en campos visuales que el usuario puede completar fácilmente.
  • ✔ Automatización: Facilita la distribución de reportes de manera programada y en distintos formatos.
  • ✔ Gestión eficiente de reportes: La bitácora evita la generación innecesaria de reportes duplicados.
  • ✔ Integración con otros sistemas: A través de la publicación de reportes en servidores FTP.

El módulo de Queries en GreyPhillips proporciona una solución completa para la generación de reportes dinámicos, facilitando la toma de decisiones basada en datos precisos y personalizados.

Diferidos

Los reportes diferidos en el módulo "Queries" son consultas estructuradas a la base de datos, que se generan automáticamente y se envían a correos específicos de acuerdo con las necesidades de la organización.

Automatización
  • Fecha y hora especifica: Programar reportes para enviarse en una fecha y hora específica.
Opciones Adicionales
  • Formato TXT en FTP: Opcionalmente, se puede seleccionar una versión en formato TXT que se colocará en un FTP configurado en el panel de control de la plataforma. Esto permite la integración con otros sistemas que recogen los datos desde una carpeta FTP.
  • Envío por correo electrónico: Cada correo enviado contiene dos enlaces: uno para descargar la versión en Excel y otro para descargar la versión en texto.

Automatización

La automatización de reportes en el módulo "Queries" son consultas estructuradas a la base de datos, que se generan automáticamente de manera recurrente y se envían a usuarios definidos. Estos reportes se pueden programar para ser enviados en momentos específicos, de acuerdo a las necesidades de la organización.

Permisos de Acceso
  • Por perfil: Los reportes pueden ser accesibles para todos los usuarios de un perfil específico.
  • Por usuarios específicos: También se pueden asignar reportes a usuarios puntuales.
Automatización
  • Diaria (Day): Programar reportes para enviarse un día específico de la semana a una hora determinada.
  • Mensual (Monthly): Definir un día del mes y una hora específica para el envío.
  • Lapse (Lapso): Establecer intervalos de tiempo regulares para la ejecución del reporte, como cada 3 o 4 horas.
Opciones Adicionales
  • Formato TXT en FTP: Opcionalmente, se puede seleccionar una versión en formato TXT que se colocará en un FTP configurado en el panel de control de la plataforma. Esto permite la integración con otros sistemas que recogen los datos desde una carpeta FTP.
  • Envío por correo electrónico: Cada correo enviado contiene dos enlaces: uno para descargar la versión en Excel y otro para descargar la versión en texto.

Keywords

Los Queries en GreyPhillips pueden ser configurados por parte del técnico encargado para que haga solicitud de parámetros al usuario final, así, por ejemplo, si es necesario que el usuario final escoja determinado centro de conto, cuenta contable o rango de fechas, dependerá de las intenciones del creador de las consultas estructuradas, GP podrá mostrar dentro de estas opciones las que sean validadas según el usuario logueado en ese momento.

Keywords de rango de tiempo

Para comenzar a utilizar DoX Capture, siga estos pasos para iniciar sesión en la aplicación GreyPhillips Windows:

Nombre Keyword Muestra Regresa
Fecha Inicial [QDATEINI] Calendario YYYYMMdd
Fecha Final [QDATEFIN] Calendario YYYYMMdd
Fecha y Hora Inicial [QDATETIMEINI] YYYYMMdd HHmmss
Fecha y Hora Final [QDATETIMEFIN] YYYYMMdd HHmmss

Keywords relacionados a la estructura de datos

Dependiendo del keyword es posible usar los siguientes parámetros:

  • Multi: Muestra todos los valores posibles con la posibilidad de seleccionar uno o mas de los valores mostrados.
  • Null: Permite no seleccionar el valor.
Nombre Condiciones Keyword Muestra Regresa Parámetros
Activo [QACTE] [strCod], [strCod] [PKActE]
Asiento [QASIENTOE] [strCod], [strDescrip] [PKAsientoE]
Banco [QBAN] [strCod], [strDescrip] [PKBan]
Centro de Costo Solo autorizados o aplica la condición de cualquiera [QCCE] [strCodigo], [strDescrip] [PKCCE] Multi
Cliente [QCLI] [Cod_Cli], [Empresa] [PKCli]
Condición de Pago [QCONPAGO] [Cod_Pago], [Descrip] [PKConPago]
Contacto Cumplan las mismas condiciones de despliegue según permisos, etc. como si ingresara a Contacts  [QPerPersona] [PerPersona].[StrEDI], [PerPersona].[strNombre], [PerPersona].[strRazon] [PerPersona].[strPK]
Cuenta Contable [QCUENTA] [strCod], [strDescrip] [PKCuenta]
Cuenta Contable Detalle Las cuentas asociadas al detalle de los asientos. [QCUENTADETALLE] [strCod], [strDescrip] [PKCuenta]
Cuenta de Banco [QBANCUE] [strCod], [strDescrip] [PKBanCue]
Departamento [QDEPE] [strCodigo], [strDescrip] [PKDepE]
Expediente Cumplan las mismas condiciones de despliegue según permisos, etc. como si ingresara a Expedientes [QLicStag] [LicStag][strStag], [PerPersona].StrNombre], [Resource].[strDescrip], [LicStag].[strUbic] [LicStag].[strPK]
Forma de Pago [QFORPA] [Cod_FP], [Descrip] [PKForPa]
Idenficación Contacto Cumplan las mismas condiciones de despliegue según permisos, etc. como si ingresara a Contacts [QPerPersonaEDI] [PerPersona].[StrEDI], [PerPersona].[strNombre],[PerPersona]. [strRazon] [PerPersona].[strEDI]
Impuesto [QIMP] [strCod], [Descrip] [PKImp]
Mes Contable [QASIENTOEMESCONT] [AsientoE].[strdate]: 6 primeros dígitos. [AsientoE].[strdate]: 6 primeros dígitos.
Nivel de la Cuenta Contable [QCUENTAINTLEVEL] [Cuenta].[intLevel] [Cuenta].[intLevel]
Nomina [QNOMINAE] [strCodigo], [strDescrip] [PKNominaE]
Operación [QEDIPER] [strCod], [strDescrip] [PKEDIPer]
Personal [QPER] [Cod_Emp], [Nombre] [PKPer]
Presupuesto [QBUDGETE] [strCod], [strDescrip] [PKBudgetE]
Producto [QPROD] [Cod_Prod], [Descrip] [PKProd]
Proveedor [QPROV] [Cod_Prov], [Nombre] [PKProv]
Puesto [QPUESTO] [Cod_Pue], [Descrip] [PKPuesto]
Razón [QREASON] [strCod], [strDescrip] [PKReason]
Regla o ajuste [QTipoK] [TipoK.strCod], [TipoK.strDescrip] [TipoK].[PKTipoK]
Service Tag Expediente Cumplan las mismas condiciones de despliegue según permisos, etc. como si ingresara a Expedientes [QServiceTag] [LicStag][strStag], [PerPersona].StrNombre], [Resource].[strDescrip], [LicStag].[strUbic] [LicStag].[strStag]
Tarjeta Prepago [QPREPAGOE] [strCodigo], [strDescrip] [PKPrePagoE]
Tipo de Movimiento [QTIPOMOV] [Cod_Mov], [Descrip] [PKTipoMov]
Tipo de Movimiento de Inventario [QEDIDOCEPKTIPOMOV] [TipoMov].[Cod_Mov], [TipoMov].[Descrip] [EDIDocE].[PKTipoMov]
Tipo del Asiento Contable [QASIENTOEPKTIPO] [Cuent[Tipo].[strCodigo}, [Tipo].[strDescrip]a].[intLevel] [AsientoE].[PKTipo]
Toma Física [QFISICAE] [strCod], [strDescrip] [PKFisicaE]
Turno [QTURNO] [strCodigo], [strDescrip] [PKTurnoE]
Ubicación [QBOD] [Cod_Bod], [Descrip] [PKBod]
Unidad de Medida [QMEDE] [Cod_Med], [Descrip] [PKMedE]

A continuación, se muestra un ejemplo del uso dentro de la construcción de una consulta estructurada:

Select * From CCE Where PKCCE in ([QCCE])

El usuario técnico debe conocer la estructura de datos que esta siendo consultada, en caso de requerirlo, puede comunicarse con nuestros departamentos de servicio para mas información.