Contacts - 
Cloud GreyPhillips

¿Qué es Contacts?

Contacts es una herramienta creada para gestionar toda la información
de los contactos de la empresa, permitiendo así vincular todo tipo de flujos
de información desde Expedientes hasta tareas relacionadas al contacto; por
esta razón Contacts es uno de los pilares de la plataforma.

¿Cómo ingresar a Contacts?

Para ingresar a la función de Contacts se puede
hacer de dos formas distintas la primera seria estando en la página principal
de Cloud seleccionando el cuadro de “Contacts” (Ilustración 1) o también se puede
acceder desde cualquier parte de la plataforma desplegando el menú del lado
derecho de la página presionando las 3 barras horizontales (Ilustración 2).

Ilustración 1

Ilustración 2

NOTA: Contacts al igual que en todas nuestras herramientas permite manejar permisos por usuario por lo cual puede que ciertas funcionalidades explicadas en el presente documento no estén disponibles para su perfil.

Búsqueda, creación y configuración de contactos

Al ingresar a la página de Contacts en la barra superior si se
tienen los permisos aparecen las siguientes opciones:

• Contactos
• Campos Personalizados
• Categorías

Al estar en la página de creación de contactos podrá llenar todos los campos con la información del contacto, es importante tomar en cuenta que en Contacts se dispone de la opción de buscar directamente en el Padrón Electoral de Costa Rica insertando la cedula física o jurídica en el campo de “ID:” y luego el botón “Query EDI”. (Ilustración 5) para qué el sistema ingrese la información del nombre legal y dirección de la persona o sociedad; al guardar el contacto con la información principal el sistema habilitara más opciones para ingresarle a dicho contacto.

Dichas opciones funcionan para lo siguiente:

• Custom Fields: En esta pestaña se encuentran los campos personalizados que
  se crearon desde la página Custom Field.
  
• Categories: Esta pestaña permite agregarle al contacto una o varias categorías
  a las cual puede pertenecer, creadas previamente desde la pestaña Categories.
  
• Communications: Muestra todos los mensajes enviados desde la plataforma
  hacia dicho contacto.
  
• Related: Permite relacionar el contacto contra otro existente.
  
• Shared: Permite habilitar o deshabilitar la edición o la vista del contacto
  a otros usuarios.
  
• Tasks: Muestra todas tareas en Teamwork relacionadas con el contacto.
  
• Addresses: Pestaña que permite agregar varias direcciones asociadas al contacto.
  
• Cost Center: Permite agregar los centros de costo asociados al contacto. Dichos centros de costo se crean desde la aplicación Ledger.
  

Importante saber que si intenta guardar sin rellenar los campos requeridos el sistema devolverá un mensaje indicando que campos son requeridos, y también los marca con un asterisco rojo tal como se muestra en las siguientes imágenes. 

Campos personalizados.

Los campos personalizados son campos que el usuario puede crear para ingresar la información que desee, para ejemplificar el proceso vamos a realizar un campo personalizado llamado “Nombre del Solicitante de Inscripción”. Para poder realizarlo tenemos que ingresar a Custom Fields, seleccionar New Field y el sistema nos llevara a otra pantalla donde podemos ingresar toda información del campo personalizado.
 
En esta pantalla aparecen muchas características que puede
tener nuestro campo personalizado:

• Tab: Representa la pestaña a la cual queremos que pertenezca el campo.
  
• Group: Grupo al que pertenece el campo.
  
• Name: Nombre del campo.
  
• Descripción: Espacio para ingresar la descripción del campo.
  
• Tooltip: Permite agregar hints al campo.
  
• Type: Indica el tipo de campo.
  
• Items: En caso que el tipo de campo requiera ítems se deberán de agregar cada ítem separado por el símbolo de barra lateral “|”.
  
• Default: Sirve para definir cual es el valor defecto de ser el caso que el campo que vacío.
  
• Format: Permite dar un formato específico para el dato que ingrese al campo.
  
• Order: Orden en el cual se mostrar en la pestaña de Custom Fields, si existen mas de un campo con el mismo orden, el sistema ordenara esos campos por nombre alfabético.
  
• Header: hace que le campo se muestre en el encabezado del contacto.
  
• Required: Marca el campo como obligatorio.
  
• Inactive: Inactiva el campo y lo oculta de la lista de campos personalizados que se muestran en el contacto.
  

Al finalizar deberá de asignar los perfiles que pueden tener acceso a dicho campo, buscándolo con una parte del nombre, seleccionando la acción que puede realizar si editar o ver y luego presionando el botón ADD.

En la ilustración 6 se puede ver como se desarrollaría el ejemplo que establecimos al principio y en la ilustración 7 como se vería del lado de Contacts.