Sistema de captura de Activos Fijos

Introducción

El presente sistema, tiene como objetivo hacer la inclusión de datos de los activos fijos de la organización.

Su utilización es sencilla y amigable para el usuario, dentro de este documento podrá encontrar el modo de operación.

El documento se encuentra dividido en secciones, para una mejor compresión del sistema:

• En primera instancia se muestran los diferentes menús que conforman el sistema, así como su modo de operación, para lograr conseguir los resultados óptimos.
• Seguidamente se consignan las políticas de utilización del mismo, las cuales ayudarán al usuario a realizar el manejo de los archivos de forma correcta.
• Para finalizar se muestran cada uno de los archivos con los que el sistema trabaja, en ellos se especifican cada una de los campos que contiene, además de su significado.

Módulos del Sistema

A continuación, se muestra una imagen de cada uno de los módulos del programa, así como la funcionalidad de cada uno de ellos.

Menú Principal

Esta es la pantalla de inicio, en ella como se puede observar, que se encuentran tres opciones:

• Capturas: En esta opción de menú accesamos para poder realizar la captura de activos.
• Borrar: En esta opción, se limpian los archivos del sistema, entre ellos el archivo NUEVOS, TOMA, y se inicializa ASSETS.
• Salir: Esta opción es para salir del sistema.

En esta pantalla se realiza la búsqueda del código de la ubicación del área dentro de la organización. Si no se conoce el código de la ubicación puede usar la tecla F2 la cual sirve para la realizacion de consultas.

Una vez digitado el código de la ubicación, el sistema envía un mensaje, en donde se muestra tanto el nombre de la ubicación (en este caso es PROGRAMACION), y el código de la misma (en este caso A-01), además de un mensaje donde indica presionar un tecla para continuar.

Si en el menú de UBICACIÓN, es seleccionada con la tecla F2 de consulta el menú que se muestra en el lado izquierdo, se puede digitar el código de la ubicación, si esta existe dentro del sistema se mostraraa el código digitado anteriormente, al igual que el nombre, de lo contrario mostrará el primer registro de las ubicaciones por defecto, para lograr el desplazamiento por los registros use la tecla Up , o bien Down , ubicadas abajo en la pantalla.

Después de haber seleccionado la ubicación, se procede a la captura de los activos en el sistema del Hand Held.

En esta pantalla como se muestra en el menú inferior hay tres opciones:

F4 Reg, esta opción indica la posibilidad de usar la tecla F4, para regresar a la pantalla anterior, en este caso la de UBICACIÓN.

F3 Nue, esta opción permite el uso de la tecla F3, para realizar una inclución de un ACTIVO, que no se encuentre registrado dentro del sistema.

F2 Con, esta opción se puede usar la tecla F2, realizar una consulta de un ACTIVO. 

Cuando el activo no esta en la base de datos, presentará el mensaje, indicando “No existe”, para continuar se debe de presionar cualquier tecla.

Al continuar aparecen las siguientes opciones, donde se indica si se desea agregar el nuevo activo al sistema, si la respuesta es “1” entonces se despliega la siguiente opcion, donde se le solicita al usuario el nombre del activo, una vez digitado el mismo se presiona enter, registrandose el código que y la descripción de activo. Al presiona F4, entonces el sistema regresa a la pantalla de nuevo código de activo, más adelante es explicado detalladamente.

Después de haber seleccionado la opcion de dar enter y el nombre del activo, se regresa al menú de ACTIVO explicado anteriormente

La segunda opción posible, es cuando el activo se encuentra registrado, si es así entonces, se muestra el nombre del activo en este caso (TECLADO), y una leyenda indicándole al usuario que accione una tecla para continuar.

Una vez presiona la tecla para continuar, la pantalla se muestra con la opciones de “SI” o “NO”, si el activo esta correcto con ese código y nombre, entonces se presiona la tecla con el “1”, indicando su aprobación, he inmediatamente después volvemos al menú de ACTIVO, de igual forma si el activo no está correcto se digita el “0”, y se regresa al menú de ACTIVO.

La segunda opción posible, es cuando el activo se encuentra registrado, si es así entonces, se muestra el nombre del activo en este caso (TECLADO), y una leyenda indicándole al usuario que accione una tecla para continuar.

La segunda opción posible, es cuando el activo se encuentra registrado, si es así entonces, se muestra el nombre del activo en este caso (TECLADO), y una leyenda indicándole al usuario que accione una tecla para continuar.

Este menú es mostrado si se selecciona en el menú ACTIVO la tecla F2, en el espacio código se puede digitar el código del activo a consultar y presionar la tecla enter, esta acción muestra el código que nosotros digitamos y el nombre del activo, esto siempre y cuando exista el activo registrado en el sistema, sí el activo no se encuentra registrado, entonces el sistema por defecto envía el código y el nombre del activo ubicado en el primer registro, permitiéndonos desplazarnos entre los registros presentes en el sistema en el momento. El desplazamiento se logra presionando la tecla Up , o bien Down , del Hand Held, después de visualizar tanto el código como el nombre del activo, podemos presionar la tecla F4, para regresar al menú de ACTIVO.

Este menú es mostrado si se selecciona en el menú ACTIVO la tecla F2, en el espacio código se puede digitar el código del activo a consultar y presionar la tecla enter, esta acción muestra el código que nosotros digitamos y el nombre del activo, esto siempre y cuando exista el activo registrado en el sistema, sí el activo no se encuentra registrado, entonces el sistema por defecto envía el código y el nombre del activo ubicado en el primer registro, permitiéndonos desplazarnos entre los registros presentes en el sistema en el momento. El desplazamiento se logra presionando la tecla Up , o bien Down , del Hand Held, después de visualizar tanto el código como el nombre del activo, podemos presionar la tecla F4, para regresar al menú de ACTIVO.

Políticas del Sistema

El sistema contiene algunas políticas que es importante conocer, para la correcta utilización del mismo, dentro de estas se encuentran:

• Al momento de digitar el código de la ubicación y el activo, este tiene que poseer por estándar un tamaño de cuatro caracteres, así por ejemplo si quisiéramos incluir una ubicación con el código 1, entonces sería así: 0001, de esta manera se está cumpliendo el estándar de utilización y así la ubicación tiene el código que se quiere, ahora si deseáramos incluir también caracteres dentro del código se puede hacer pero cumpliendo también el estándar, por ejemplo: que un activo sea Computador Server, podríamos pensar en un código como CS01, o COSE, o bien el que se crea conveniente, cumpliendo siempre con la norma de los cuatro caracteres del código.
• Cuando se digita la descripción del activo, este puede poseer un máximo de treinta y dos caracteres y un mínimo de uno, así por ejemplo si se tiene un activo que es una mesa ubicada en la recepción para atender a los clientes, se podría pensar en una descripción como la siguiente: MESA DE RECEPCION DE CLIENTES, esta descripción es válida pues aunque no cumple con los treinta y dos caracteres exactos posee menos que la cantidad máxima, también se podría pensar en una descripción como:    MESA – RECEPCION – CLIENTES, y también sería válida, en resumen las descripciones no pueden exceder los treinta y dos caracteres, ni menores a un carácter.

Archivos del Sistema

El sistema contiene al inicio de la instalación del software siete archivos principales, los cuales son explicados detalladamente a continuación:

• Activo.exe - Este archivo es el ejecutable de la aplicación, es decir es el archivo que se ejecuta para iniciar el programa.
• Jeng.exe - Este archivo es el motor de la aplicación, es requerido por el JobGen Plus al momento de cargar el sistema de ACTIVO, sin este archivo la aplicación ACTIVO.EXE no funcionaría.
• Assets.txt - Este archivo contiene información de ACTIVO.EXE, este archivo posee seis campos cada uno de los cuales se encuentra separados por comas, por ejemplo:
  • 0001: indica el código del activo
  • TECLADO: indica la descripción del activo
  • A-01: indica el código de ubicación al que pertenece el activo
  • 0: indica el estatus del activo. Existen tres estatus posibles para un activo, el 0 indica que el activo todavía no ha sido consultado por el sistema es decir no se ha llevado a cabo la toma física de inventario, el 1 quiere decir que el estado del activo es correcto, en otras palabras que cuando se realizó la toma física de inventario de activos, el activo se encontraba situado en el lugar indicado, y el 2 el cual indica que cuando la toma fue realizada se encontraba en otro lugar al que se tenía registrado.
  • , ,: si la toma física se hubiese realizado, en este campo aparecería el código de la ubicación donde fue encontrado, así por ejemplo si se hubiera realizado la toma física y registro al TECLADO con el código 0001 en la ubicación  A-01, entonces aparecería en el campo que donde había un 0 ahora un 1 indicando que el activo está en una posición registrada, en el campo en blanco “, ,” aparecería A-01.
  • “, ”: es importante al momento de crear el archivo por parte del usuario, dejarle al final de cada registro un espacio en blanco, es decir después de la coma dar un espacio con la barra espaciadora de la computadora y presionar el enter para continuar con el próximo registro, en el último registro es necesario dejar el espacio también y además accionar el “enter” dejando el último registro en blanco.
  • Instrucciones de Carga: este archivo antes de realizar la toma se tiene que crear con la estructura antes definida y después cargarse al Hand Held por medio del JobGen Plus, es muy importante crear el archivo con la estructura antes predefinida ya que de lo contrario el programa daría como resultado información incorrecta.
• Nuevos.txt - Este archivo contiene datos de activos nuevos que fueron encontrados en la toma de activos. Este archivo contiene tres campos, Por ejemplo:
  • 0007: este campo contiene el código del nuevo activo
  • CAMARA WEB: este campo se refiere a la descripción del activo nuevo que fue encontrado, en este caso se llama CAMARA WEB
  • A-01: este campo se refiere al código de la ubicación en donde se encontró el activo, en este caso el código de la ubicación es el A-01
  • Instrucciones de Carga: este archivo no contiene políticas de carga, el sistema lo genera de forma automática cuando se ejecuta el software, si se desea limpiar el archivo una vez respaldado en la computadora, solo es necesario seleccionar la opción de borrar del sistema y seguir las instrucciones del mismo
• Toma.txt - Este archivo contiene tres campos con datos correspondientes a los activos del sistema y su ubicación dentro de las ubicaciones actuales, Por ejemplo:
  • 0001: Este primer campo donde se encuentra el dato 0001, almacena el código del activo
  • 1: El segundo campo representado por el número “1”, nos indica el estatus del activo en la organización actualmente, esto quiere decir que el activo con código 0001 se encuentra en la ubicación correcta, para otro caso el registro puede ser un “2” lo que nos indica que está ubicado en una posición incorrecta.
  • A-01: este es el tercer campo del registro, este campo que almacena el código de la ubicación donde fue encontrado el activo, en el caso.
  • Instrucciones de Carga: este archivo no contiene políticas de carga, el sistema lo genera de forma automática cuando se ejecuta el software, si se desea limpiar el archivo una vez respaldado en la computadora, solo es necesario seleccionar la opción de borrar del sistema y seguir las instrucciones del mismo
• Ubi.txt - Este archivo contiene dos campos correspondientes a información del código de ubicación y a la descripción de la ubicación. Por ejemplo:
  • A-01: En este primer campo se almacena el código de la ubicación, es IMPORTANTE recordar que, por políticas de utilización, el código tiene que estar conformado por cuatro caracteres no importando si son numéricos o bien alfabéticos.
  • PROGRAMACION: En este campo se almacena la descripción de la ubicación, es IMPORTANTE recordar que el máximo de caracteres disponible para cada una de las descripciones es de treinta y dos y un mínimo de uno.
  • Instrucciones de Carga: este archivo antes de realizar la toma se tiene que crear con la estructura antes definida y después cargarse al Hand Held por medio del JobGen Plus, es muy importante crear el archivo con la estructura antes predefinida ya que de lo contrario el programa daría como resultado información incorrecta.