Como hacer una factura electrónica

por Raul araya V.2019.10.11

Como hacer una factura electrónica con un cliente que sea un obligado tributario que requiera la transacción para su uso empresarial o personal, por lo cual deben de seguirse algunos criterios importantes, listados a continuación:

  • El cliente (Receptor) de la factura electrónica debe de estar correctamente registrado en la base de datos
    • Identificación
    • Tipo de Identificación
    • Nombre
    • Correo
    • Teléfono
    • Dirección
      • País
      • Provincia
      • Cantón
      • Distrito
      • Señas particulares
  • Completar la transacción con un pago que no sea post pago (cargo a planillas)

Para ilustrar el proceso a continuación se describe paso por paso

Lo primero que se debe de hacer es seleccionar al cliente usando para esto el botón con la letra “C”, este botón permite abrir la ventana de consulta de clientes.

Retail > Facturación > Consulta de Clientes

En la ventana de consulta se puede localizar un cliente que haya sido ingresado previamente, digitando parte del nombre o algún dato relacionado como la cedula, teléfono o correo, en caso de existir coincidencia con alguno en la base de datos, la lista mostrara solamente aquellos clientes que correspondan al criterio seleccionado. 

Retail > Facturación > Consulta de Clientes

En caso de que la búsqueda en la base local no tenga resultados o estos no correspondan a la persona buscada se puede usar el botón indicado en la imagen para buscar en el padrón nacional, esta opción es valida para personas y empresas nacionales.

Retail > Facturación > Consulta de Clientes > Búsqueda en el padrón

El resultado de la búsqueda se mostrara en una ventana con todas las coincidencias, a fin de que el usuario seleccione la opción correcta, siempre se recomienda hacer una búsqueda con nombre y al menos uno de los apellidos, para que el resultado de la búsqueda en el padrón sea mucho más rápido y preciso.

Retail > Facturación > Consulta de Clientes > Búsqueda en el padrón

Una vez que la persona es seleccionada, se creará el registro en el sistema local para que la próxima vez sea mucho más rápido encontrar al cliente, en la ventana de consulta de clientes ahora se muestra el registro del cliente. Este se selecciona presionando el botón [Aceptar]

Retail > Facturación > Consulta de Clientes

El sistema regresa a la pantalla de facturación mostrando esta vez el cliente ya seleccionado, al cambiar la franja de información a color verde, el usuario puede tener una referencia rápida de que el procedimiento de selección fue exitoso, desde aquí, el usuario puede presionar sobre el nombre del cliente, para administrar la información básica del de este cliente.

Retail > Facturación > Información básica del cliente

En la pantalla de gestión de información básica del cliente se muestran los datos previamente creados desde la búsqueda hecha en el padrón, sin embargo, la información que se puede obtener de este mecanismo no contiene el dato de correo y teléfono que debe estar registrado en el cliente para poder completar la transacción electrónica de manera correcta.

Retail > Facturación > Información básica del cliente

Cuando ya la información este completa, se debe puede presionar [Aceptar], para guardar los datos y regresar a la pantalla de facturación.

Retail > Facturación > Información básica del cliente

Desde que el sistema registra transacciones electrónicas para los clientes y hace el registro para su posterior cobro por cargo a planillas, es importante saber que para que se haga una transacción electrónica se debe de seleccionar una forma de pago que no sea post facturación, es decir, la transacción se creara con formas de pago como efectivo, tarjeta u otras, siempre que no sea de cargo posterior.

Retail > Facturación

Una vez que se completa el proceso, el sistema indicara que se está registrando la información de la factura electrónica frente a hacienda, este proceso esta pensado para hacerse en dos pasos, es decir, primeramente se crea y se firma la transacción de manera electrónica, esto para liberar el sistema para que el usuario continúe con su labor, el segundo paso es el que hacen nuestras plataformas en línea para completar los procedimientos requeridos.

Retail > Facturación

El siguiente video muestra el procedimiento explicado para una mejor comprensión de los requerimientos para completar correctamente una transacción electrónica.