La gestión de tiempo y asistencia resulta una tarea que en principio no debería suponer un reto técnico importante, sin embargo, dependiendo del tamaño de la organización es posible que las cosas simples se vuelvan muy demandantes, siendo cada vez más importante delegar a los procesos automáticos, el análisis y generación de alertas para manejar principalmente excepciones.
Usando las herramientas correctas y entre más fluido y seguro sea el proceso de recolección de marcas, también se vuelve más eficiente la gestión humana en general.
La clave para lograr una adecuada gestión de marcas
Desde la elección de los dispositivos seleccionados, hasta las aplicaciones de gestión según las necesidades de la organización, estas deben de estar ajustadas de manera correcta para lograr el mejor rendimiento, en muchos escenarios lo importante es la velocidad, en otros la funcionalidad. Está claro, que deberíamos asegurar el mejor rendimiento y funcionalidad posible, sin embargo, debe de evaluarse las complejidades implicadas en cada escenario planteado.
¿Así que! La gestión de registros de tiempo y asistencia puede ayudarlo a hacer lo que hay que hacer de forma más efectiva?
1. Captura de las Marcas de Control de Tiempo y Asistencia
Captura con Dispositivos Hikvision
Dentro de la variedad de dispositivos para la captura de marcas para el control de tiempo y asistencia, están los controladores de acceso de Hikvision, estos dispositivos son compatibles con GreyPhillips Kronos y sus funcionalidades.
Conexión por medio de la red local (Puerto RJ45)
La conexión de red, resulta ser la más conveniente desde el punto de vista donde el dispositivo no requiere tener al receptor de los datos cerca, sino, que este tiene una IP que permite integrarse a la infraestructura de red a través de la cual es posible que el controlador ponga los datos en la base de datos de GreyPhillips Kronos para su gestión.
2. Almacenamiento temporal de los registros
Los datos recibidos se registran en la base de datos de GreyPhillips Kronos, ya sea en un servidor local o en un Data Center remoto, lo que permite tener disponibilidad de la información en tiempo real, lo que resulta muy útil para los departamentos de recursos humanos y supervisores.
3. Sincronización de los datos y seguridad
Los datos son verificados por la plataforma para asegurarse de que las marcas recibidas cumplen con los lineamientos establecidos en la gestión de GreyPhillips Kronos, por ejemplo, si una marca es válida en determinado dispositivo o si el empleado esta dentro o fuera de los horarios válidos.
Aunque el 100% de las marcas son registradas se darán como validas aquellas que cumplan con las especificaciones sobre los empleados.
Los datos se entregan directamente a la base de datos de GreyPhillips Kronos, esta información usualmente son datos “crudos”, es decir, sin ningún tipo de procesamiento, con el fin de que la plataforma se haga cargo de los análisis y categorización de las marcas.
La infraestructura está pensada para que funcione desde cualquier parte del mundo de manera escalonada, de tal manera que permite a la organización agregar ubicaciones sin preocupaciones acerca de donde se encuentren las operaciones, especialmente práctico para operaciones regionales administradas centralizadamente.
4. Capturas
Las capturas de las marcas, pueden ser ingresada en la plataforma de múltiples maneras, desde la digitación manual, la carga de hojas de Excel, archivos de texto, la integración con mecanismos propios de la plataforma para la sincronización de datos y a través de servicios web para terceros que requieran de la carga de estas marcas en la plataforma de manera automatizada.
Las marcas son cotejadas contra los horarios y la información relacionada con la información del personal, así según su categorización, reglas y tolerancias, en algunos escenarios, el personal puede tener márgenes de tolerancia con respecto a las entradas y salidas y en ambientes más complejos es posible que una sola persona tenga múltiples horarios asignados.
Cada escenario de captura puede ser planteado y configurado en la plataforma para lograr tener el control correcto de la información que se recibe y cuando sea posible puede ser tan automático como lo permitan los dispositivos seleccionados.
