Gestión Documental

GreyPhillips DoX es la perfecta combinación de Software, Infraestructura y Servicios para colaboración, enmarcados en un contexto que proporciona óptimos niveles de seguridad para administrar los documentos de su organización, ayudando a los usuarios a acceder a la información cuando sea necesario, ya sean esto manuales de procedimientos, guías técnicas o recursos del día a día.

DoX

Enterprise Content Management, ECM

Esta herramienta facilita la creación, edición y entrega de documentos, proveyendo control de autoría, con herramientas diseñadas para permitir que los usuarios puedan administrar el contenido usando imágenes, textos, videos, archivos, hipervínculos, entre otros. Estos pueden ser compartidos con usuarios y/o grupos específicos que pueden accesarlos desde cualquier lugar de acuerdo al perfil de seguridad asignado.

Documentos electrónicos

Colaboración fluida y uso compartido de documentos

Los documentos electrónicos construidos dentro de las bases de datos de la plataforma, permiten la creación y edición de documentos que pueden incluir textos, imágenes, videos, audios , entre otros.

Compartir con grupos y personas

Colaborar en contenido, administrarlo y compartirlo

Los documentos creados en la plataforma, pueden ser compartidos con grupos de usuarios y con usuarios individuales, mismos que podrán acceder a estos según sus perfiles y condiciones particulares, en algunos casos únicamente con el propósito de visualizar información y en otros casos para colaborar en la gestión de los documentos como tal.

Registro de aperturas

Informar e involucrar a las personas

Nuestras herramientas guardan registro de los documentos abiertos por los usuarios, estas funcionalidades permiten pistas de auditoria, que ayuda a las organizaciones a saber de mejor forma cuales son los niveles de penetración que tienen los recursos dispuestos y que buscan mejorar los procesos internos y las comunicaciones en general.

Gestión de versiones

Aprovecha el conocimiento colectivo

En ambientes cada vez más globalizados es necesario que los materiales estén disponibles en diferentes versiones, idiomas e incluso legislaciones, siendo que el mismo documento sea expuesto según quien y donde sea accesado.

Adjuntos

Relaciones con recursos indispensables

Cada documento electrónico se compone no solo de sus contenidos internos, sino que además de otras características también pueden ser asociados documentos de cualquier formato.  En las aplicaciones más recurrentes para esta funcionalidad, es posible que documentos físicos sean convertidos en imágenes y/o PDFs y estas queden asociadas a los documentos electrónicos principales.

Documentos relacionados

Relación entre documentos desde y hasta los mismos

Es posible crear estructuras de relación entre documentos, como cuando muchos documentos deben accederse desde un documento principal, por ejemplo: “Manual de operaciones planta empaque” y debajo de este deben de aparecer otros documentos como: “Procedimiento 1”.  La cantidad de niveles y la dirección de las relaciones entre documentos es definida solo por la organización y sus objetivos a la hora de capitalizar y compartir conocimientos.

Seguridad

Perfiles para grupos y usuarios

Nuestras plataformas de gestión documental, permiten la administración de documentos solamente a través de perfiles de seguridad que le dan acceso únicamente a los usuarios autorizados, quedando registrado en bitácora el registro de los usuarios que acceden a los materiales dispuestos por la organización.

“La belleza es el acuerdo entre el contenido y la forma”

Henrik Johan Ibsen

Notificaciones de asignación de documentos

Integración y trazabilidad de comunicaciones 

La integración con el sistema de comunicaciones hace que se pueda hacer la notificar de la asignación de materiales específicos a los miembros de un grupo y a personas específicas.

Mas información sobre Communicator

Digitalización

Transformar documentos físicos en electrónicos

La digitalización de documentos físicos en electrónicos puede aprovechar las ventajas de GreyPhillips DoX, siendo que las imágenes se convierten en adjuntos de los documentos electrónicos y sus contenidos pasan a la estructura creada para estos de manera específica.  

Mas información sobre Digitalización

Características

Contenido 

  • Asociación por expediente
  • Control de versiones
  • Meta Tags
  • Contenido abierto
  • Adjuntos
  • Compartir con usuarios y grupos de usuarios
  • Relación con otros documentos
  • Agrupaciones
  • Trazabilidad
  • Notas por usuario
  • Comunicaciones
  • Encriptación
  • Fechas de vigencia

Campos personalizados

  • Pestaña
  • Grupo
  • Nombre
  • Descripción
  • Mensaje de ayuda
  • Tipo
  • Valores
  • Valores predeterminados
  • Formato
  • Expresiones regulares
  • Orden
  • Posición
  • Obligatorio
  • Acceso por perfil
  • Asignación por tipo de tarea

Integración de la plataforma para desarrolladores

Puede ser integrado por desarrolladores a través de las funciones aportadas por los API, lo que permite crear virtualmente cualquier formularios o aplicación.

Productos relacionados

Aproveche todas las ventajas de nuestra plataforma, con los productos relacionados se puede obtener el máximo provecho y así conseguir de mejor manera cumplir con su tarea del día.

Expedients

expedientes electrónicos

Permiten gestionar adecuadamente y de forma unificada la información de las personas, ya sean estas: usuarios, clientes, proveedores, empleados, prospectos, educadores, estudiantes, administradores, encargados, colaboradores, asociados, etc. Que además permite recopilar todos los datos que se originan de las diferentes interacciones con estas, ya sea por medio de la captura automática de prospectos, la gestión de procesos, la digitalización de documentos físicos o las comunicaciones.

Anchor

Factura electronica

Para la generación y cumplimiento de las normas de Costa Rica, así los sistemas que lo requieran puedan aprovechar estas ventas a través de APIs especiales que simplifican este proceso, nuestros propios sistemas ofrecen una integración fluida y natural.

Kronos

Control de Tiempo Asistencia del Personal

Gestión y el cumplimiento de las normas de la organización a través de la huella digital del personal, se consigue levar un estricto control de tiempo y asistencia.

Academy

Learning Management System

La gestión en el aula, siendo que los alumnos, profesores y la organización puedan administrar el tiempo y los recursos disponibles para cumplir con los objetivos propuestos.

Solicitar una presentación

En caso de que desee agendar una presentación, por favor siéntase libre de hacerlo usando el formulario disponible en el botón más abajo, así nuestro departamento de servicio podrá ponerse en contacto tan pronto sea posible, y así coordinar lo necesario.  Muchas gracias.